Viadana, procede speditamente la
digitalizzazione Archivio Comunale

Procede a pieno ritmo l’importante progetto avviato dall’amministrazione viadanese di riordino, informatizzazione e digitalizzazione del proprio archivio, conservato presso la struttura di via Marino Ghinzelli, mentre l’archivio storico è collocato presso il MuVi. Questo progetto di informatizzazione relativo ai documenti dell’archivio comunale è fondamentale in un’ottica di riforma, aggiornamento e modernizzazione della Pubblica Amministrazione.

L’obiettivo finale è ottenere una gestione documentale informatizzata definitiva di tutto ciò che è presente negli archivi comunali. Questo programma di digitalizzazione è suddiviso in alcune fasi. Nello specifico è stata effettuata:

• l’analisi di contesto relativa allo stato di fatto degli archivi comunali, da cui è emerso che l’archivio è composto da oltre 12 mila faldoni, più di 1500 registri, 200 scatole e 60 cartelle;
• un intervento di riordino, attraverso il quale catalogare per poi eliminare quei documenti ormai obsoleti e non più necessari per alleggerire lo stesso archivio, effettuato con il supporto dell’azienda specializzata – Cooperativa Charta di Mantova. Durante questa fase, attualmente in corso, viene creata una banca dati informatizzata, che dia conto di tutta la documentazione presente, permettendo un più agevole reperimento dei documenti.

L’ultima fase del programma di lavoro prevede l’effettiva digitalizzazione di ogni singolo documento cartaceo. In quest’ottica, in riferimento all’accesso agli atti del settore edilizia privata, è stato già attuato un importante intervento relativo alle pratiche edilizie.

Inoltre è in corso la schedatura dei Cementi armati, oltre 3.000 denunce di realizzazione di opere in conglomerato cementizio armato, acciaio ed altri materiali strutturali, spesso oggetto di consultazione per le attività legate all’edilizia privata.

È stata anche sostanzialmente di fatto conclusa una prima tranche di scarto e selezione della documentazione passibile di scarto legale, operazione che, oltre a rappresentare un elemento di buona manutenzione dell’archivio, consente una riduzione della massa cartacea, permettendo un utilizzo più funzionale dei locali che conservano il patrimonio documentale del Comune.

In merito a questo progetto, riportiamo le dichiarazioni del sindaco di Viadana, Nicola Cavatorta: “Questo intervento di dematerializzazione e digitalizzazione degli archivi comunali di Viadana è importante e significativo e ne desidero evidenziare l’importanza per i cittadini. Questo passaggio ad una gestione informatizzata, passaggio che avverrà nei prossimi anni, è un vantaggio per i cittadini del nostro Comune. Infatti, prima dell’avvio del progetto, gli archivi comunali erano estremamente ampi e contenevano grandi quantitativi di materiale cartaceo, relativo a tutti i settori del nostro ente comunale.

Questa mole di documentazione, oltre ad occupare uno spazio fisico significativo, comporta un dispendio di tempo enorme per la ricerca e la consultazione. Informatizzare e digitalizzare questi documenti garantirà diversi vantaggi:

· potrà essere garantita una corretta trasparenza dell’amministrazione pubblica perché sarà più semplice e rapido rispondere alle diverse richieste di accesso agli atti della Pubblica amministrazione;

· saranno ridotti i costi e i tempi di ricerca di archivio, con un’ottimizzazione dei tempi di lavoro degli operatori che, con questo progetto, non dovranno più spendere il tempo in ricerche di archivio;

· sarà ridotto l’impatto ambientale perché verrà diminuito l’utilizzo di carta;

· sarà ridotta la massa cartacea dei documenti, permettendo così un utilizzo più funzionale dei locali, dove è conservato il patrimonio documentale del Comune;

· non da ultimo per importanza sarà garantita una maggiore trasparenza, condivisione e archiviazione, con una riduzione degli errori di archiviazione e di rischio di smarrimenti dei documenti.

In sintesi, ritengo questo progetto di estrema importanza per far sì che l’Amministrazione comunale resti al passo con i tempi attuali, dove la digitalizzazione è un elemento di miglioramento della qualità del lavoro. E, soprattutto, lo ritengo un elemento di estrema importanza per migliorare il rapporto tra la macchina comunale e gli uffici che la compongono e cittadini che fanno parte dello stesso Comune.